📖 优明光电 企业AI管理系统 · 操作指引（详细版）

销售 · 角色说明

负责接收客户 PO、创建销售订单（SO）、维护客户资料、跟踪交期、销售对账。

销售完整流程（分步）

方式 A：AI 识图建单（推荐）

1. 在企微给小明发客户 PO 图片/PDF，或在 ERP 右下角 🤖 点 🖼️ 上传
   AI 自动识别：客户名称、客户订单号、产品型号、数量、交期；支持多行物料
2. 核对 AI 回复的识别预览，如有误可重新发图或补充文字说明
3. 回复 帮我新建订单
   系统匹配基础资料中的客户与产品，创建 SO 单号如 SO-20260607-001
4. 系统自动：按物料默认供应商分组 → 生成 PO 草稿 → 推送采购确认卡片
   您无需手动建采购单；可在销售订单列表查看「待采购确认」阶段
5. 后续在销售看板或订单详情查看进度条：待采购 → 采购中 → 待入库 → 待出库
6. 收到「物料可出库」企微通知后，协调运营安排出货
7. 出货完成后 → 销售对账 → 按客户/月份勾选明细 → 打印/导出对账单

方式 B：后台手工建单

1. 左侧 销售订单 → 「+ 新建」
2. 选择客户、添加物料行（型号、数量、单价、客户交期、客户 PO 号）
3. 保存后同样触发：PO 草稿自动生成 + 通知采购

如何查看订单

• 销售看板：今日/本月订单、待采购确认数量、金额汇总
• 销售订单列表：展开行可看每物料进度、关联 PO 号、出库数量
• AI：我的订单 或询问「SO-xxxx 进度」
• 客户管理：维护收货地址、联系人、送货单格式（通用/专用）

采购 · 角色说明

接收系统生成的采购草稿，核对库存缺口与交期后确认 PO，发供应商、跟进交货、采购对账。

采购完整流程（分步详解）

第一步：销售下单后系统自动做什么？

1. 读取 SO 每一行物料及其默认供应商（基础资料中维护）
2. 执行库存需求核算（类似 MRP 净需求计算）：
   可用库存 = 当前库存 − 所有未出库订单的「待出货」数量
   还差（缺口） = 本单需求量 − 可用库存（若为 0 表示库存可覆盖）
   确认卡片会列出：库存 | 待出货 | 还差 | 采购数 | 单价 | 供应商交期
3. 按供应商合并物料行，生成一张或多张 PO 草稿（状态 draft，单号 PO-日期-序号）
4. 通过企微向采购确认人（规则引擎配置，默认艳梅）推送：
   • 文字摘要（单行时）或采购明细核对图（多行时）
   • 交互卡片：「确认采购」「取消」按钮

第二步：采购如何查看待确认明细？

第三步：确认采购（三种等价方式）

1. 企微卡片：点「确认采购」按钮 → 系统自动确认、生成 PDF、PDF 文件发到您的企微
   可直接转发 PDF 给供应商；点「取消」则关闭该 PO 草稿
2. 企微/ERP AI：发 帮我确认采购（确认最早一条 draft）或 确认采购 PO-xxxx
   确认后回复：「PDF 已发送到企微，已通知运营准备入库」
3. ERP 后台：采购订单 → 找到 draft 行 → 点「确认」→ 可 🖨️ 打印 PO

第四步：确认后发生什么？

• PO 状态：draft → confirmed
• 系统生成 PO PDF（A4），发送到采购企微
• 自动通知运营：「采购单 PO-xxx 已确认，请准备入库」
• 供应商交期 = 客户交期提前 N 天（规则引擎「采购提前天数」配置）

第五步：跟进与对账

1. 将 PO PDF 发给供应商，跟催交期（可用邮件模块生成交期确认邮件草稿）
2. 供应商到货 → 通知/等待运营入库
3. 收到「入库完成」企微通知 → 可在采购看板查看
4. 月底 采购对账：勾选入库明细、退货扣款 → 生成对账单 → 提交财务付款

运营 · 角色说明

仓储出入库、质检、退货索赔、基础资料维护；采购确认后负责入库，入库后负责出库与送货单打印。

运营完整流程（分步）

入库（三种方式）

1. 后台：待入库 → 选择已确认的 PO → 填写到货数量、质检结果 → 确认
2. AI 识图：上传供应商送货单图片 → 帮我入库（自动匹配 PO 号与物料）
3. 企微卡片：收到入库卡片 → 点「合格入库」或「异常入库」
   异常时进入退货处理；合格则通知销售「物料可出库」、通知财务「请确认应付」

出库与送货

1. 待出库列表显示：客户、SO 号、待出数量（已入 − 已出）
2. 确认出库 → 填写本次出货数量 → 库存减少
3. 点 🖨️ 打印送货单（215×140mm 四联纸；客户名含「伟亚」走专用格式）
4. 出库后系统自动生成/累加应收，销售收到通知

退货与索赔

• 销售退货 / 采购退货：登记后选「扣款」或「补货」
• 扣款 → 自动进入对账草稿；补货 → 自动生成新 SO/PO
• 客户/供应商索赔：独立登记，对账时勾选

如何上传物料（基础资料导入）

运营在左侧 📋 基础资料 中批量导入物料、供应商、客户等；系统管理员在「基础数据」中还可手工新增/修改。

1. 登录 ERP → 左侧 基础资料
2. 点击顶部标签 📦 物料（也可先导入 🏭 供应商、🏢 客户，物料需关联默认供应商）
3. 点工具栏 📥 导入 CSV/Excel
4. 选择文件（支持 .csv UTF-8、.xlsx、.xls；第一行必须是表头）
5. 系统自动解析并预览条数 → 点 确认导入
6. 已有相同型号/编号的记录会自动跳过，不会覆盖

物料表必填/常用列

其它基础资料标签

如何关联终端（终端客户 + 终端绑定）

当同一客户下有多个终端收货方（如客户的工厂 A、工厂 B）时，用终端功能管理；待出库会按「客户 → 终端 → 物料」归类显示。

第一步：维护 🏪 终端客户

1. 基础资料 → 🏪 终端客户 标签
2. 导入或请管理员新增，填写：
   • terminal_no 终端编号
   • terminal_name 终端名称（如「XX 客户 - 东莞厂」）
   • contact_name / contact_phone 收货联系人
   • delivery_address 送货地址

第二步：维护 🔗 终端绑定

1. 基础资料 → 🔗 终端绑定 标签 → 📥 导入
2. 每行绑定三要素：
   • terminal_customer_id — 终端名称或编号（系统匹配终端客户表）
   • customer_id — 所属客户名称（系统匹配客户表）
   • product_model — 物料型号（该客户的该物料走此终端出货）
3. 保存后，待出库列表会显示：客户 → 🏪 终端名 → 物料行；未绑定的物料归入「📦 客户直发」

异常处理完整流程

来料检验不合格时，在入库环节登记异常入库；系统自动生成异常联络单，并按处理方式走退货或特采。

操作步骤（后台待入库）

1. 左侧 待入库 → 展开对应 PO → 点 ⚠️ 异常入库
2. ① 选择处理方式（必选）
   • 特采使用 — 不良可让步接收 → 生成「供应商异常联络单」→ 采购发给供应商改善
   • 退货 — 生成异常联络单 + 启动采购退货流程
3. 若选退货，再选：批退（整批）或 只退不良品
4. ② 填写不良明细（必填）：如「划伤 2 片」「缺料 6 片」，可多项
5. ③ 选别/处理费用（可选）：勾选并填金额 → 系统自动生成供应商索赔单，通知采购发给供应商
6. 点 确认异常入库

确认后系统做什么

企微卡片快捷操作

• 收到入库卡片 → 点「异常入库」等效于后台登记
• 后续卡片：登记退货 / 补货到货（供应商补货后重新通知运营入库）

财务 · 角色说明

应收应付管理、收付款登记、发票、报销审核、提成佣金支付；对账模块以查看为主。

财务完整流程（分步）

应收（客户侧）

1. 运营每次出库 → 系统按出货数量 × 单价累加应收（不需手工建单）
2. 销售在销售对账勾选已出货明细 → 确认对账单
3. 财务在收付款勾选对账单 → 批量收款 → 登记银行流水
4. 收款完成 → 自动生成销售提成/中介佣金费用（待 CEO 审批）

应付（供应商侧）

1. 运营合格入库 → 系统生成应付
2. 采购在采购对账勾选入库/退货 → 确认
3. 财务收付款 → 批量付款

AI 常用

• 确认应收 · 确认应付 — 快速确认 pending 项
• 报表 — 经营数据摘要
• 日报 — 生成财务日报存报表中心

CEO · 角色说明

经营总览、提成佣金审批、报销审批；可查看全公司报表。

日常工作流

1. 打开 CEO 看板：销售额、毛利、待审批数量
2. 报销审批：员工提交的报销 → 批准/驳回
3. 提成佣金审批：收款后系统自动生成的佣金/提成 → 批准 → 财务支付
4. 订单闭环时可能收到企微「订单闭环完成」通知（销售额/成本/毛利）

系统管理员 · 角色说明

系统配置、员工与角色、规则引擎、企微/邮件/AI、打印模板、操作日志。

首次部署必做清单

1. 用 888888 登录 → 系统设置 立即改管理员密码
2. 角色配置：添加员工姓名、角色、企微 UserID、后台登录密码
3. 企业微信配置：CorpID、AgentID、Secret，确保 AI 小明能发消息/卡片
4. 基础数据：导入客户、供应商、产品（含默认供应商、安全库存）
5. 规则引擎：采购确认人、采购提前天数、流程规范
6. 模型 API：配置 DeepSeek 等 API Key（识图 + 对话）
7. 打印模板：PO、送货单、对账单格式

规则引擎关键项